Pierwsze kroki

Po utworzeniu konta i potwierdzeniu adresu e-mail EVoLabels przeprowadzi Cię przez krótką konfigurację. Nagłówek pokazuje, na którym jesteś etapie („Krok 3 z 9”); przycisk Wstecz pozwala wrócić do poprzedniego kroku bez utraty wpisanych danych. Wszystko, co tutaj wybierzesz, możesz później zmienić w sekcji Ustawienia. Numery kroków pojawiają się, gdy wybierzesz swoją rolę.

1. Twoja rola

Jeśli na Twój adres e-mail czeka zaproszenie do zespołu, a wybierzesz opcję Jestem administratorem, aplikacja zapyta, czy wolisz dołączyć do tego zespołu. Jeśli zaproszenie już czeka, karta na górze dołącza Cię do tego zespołu jednym dotknięciem.

Pracownicy przechodzą do sekcji Dołączanie do zespołu.

2. Przeznaczenie etykiet

Wybierz, do czego służą Twoje etykiety. Od tego zależy, jakie pola będą widoczne w formularzu produktu i jakie informacje znajdą się na etykiecie.

Możesz to zmienić później w menu Ustawienia → Etykiety i dane → Przeznaczenie etykiet. W zespole wymaga to uprawnienia Typy etykiet. Do wyboru jest lista trzech opcji: Tylko wewnętrzne, Dla klientów i Oba, każda z jednowierszowym opisem; dotknij jednej, aby ją zastosować. Formularz produktu dostosowuje się do tej zmiany tak samo jak tutaj: przełączenie wyłącznie na etykiety wewnętrzne ukrywa pola dla klientów, a powrót do etykiet dla klientów (lub obu zastosowań) ponownie je pokazuje; przy przełączaniu między etykietami dla klientów a obydwoma zastosowaniami pola włączone lub wyłączone przez Ciebie pozostają bez zmian.

Przy samych etykietach wewnętrznych Rynki i języki w Ustawieniach nazywa się Język etykiet: zostają języki etykiet, pola formularza, pola własne i nazwy na etykiecie, a rynki docelowe, miary domowe i katalog składników są ukryte. Drukuję też etykiety dla klientów (skład, alergeny, wartości odżywcze) przełącza tam na oba rodzaje etykiet.

Gdy używasz wyłącznie etykiet wewnętrznych, nie zawierają one elementów wymaganych prawem, więc przepisy dotyczące etykietowania na Twoich rynkach docelowych nie mają zastosowania: formularz produktu nie prosi o dane specyficzne dla rynku (np. indyjską licencję FSSAI czy dane do oznakowania na przedniej stronie opakowania) i nie ostrzega, że ukryte pole jest wymagane na Twoich rynkach. Nazwy produktu wymaga tylko w Twoich językach etykiet, a ukryte dane przeznaczone dla etykiet dla klientów wymienia osobno, nie jako dane, które nadal się drukują.

Konfiguracja własna pokazuje przeznaczenie etykiet nad listą pól: wybierz tam etykiety dla klientów, wewnętrzne lub oba rodzaje, a potem włączaj lub wyłączaj pojedyncze pola. Przy samych etykietach wewnętrznych numer partii (LOT) zostaje w formularzu produktu, bo etykieta wewnętrzna go drukuje.

3. Rynki i języki

• Nie, jeden język: etykiety są drukowane w Twoim języku i zgodnie z przepisami Twojego kraju. Przy jednym rynku i jednym języku nie ma nic do przełączania, więc selektor rynku/języka nie jest nigdzie wyświetlany. Karta podaje rynek i język etykiet zaproponowane na podstawie regionu urządzenia (np. Niemcy i niemiecki); Zmień pozwala najpierw wybrać inny rynek.
• Tak, wiele języków: wybierz swoje rynki docelowe (kraje, w których sprzedajesz; obowiązujące w nich przepisy dotyczące alergenów i znakowania żywności zostaną zastosowane automatycznie) oraz języki etykiet. Nazwy produktów i treść etykiet otrzymają wówczas tłumaczenie na każdy z wybranych języków. Lista języków zaczyna się od sekcji Wymagane przez prawo: są to języki wymagane na wybranych rynkach, które pozostają włączone na stałe (np. fiński i szwedzki dla Finlandii). Tam, gdzie prawo dopuszcza dowolny z kilku języków, są one zgrupowane pod flagą danego rynku i wystarczy wybrać jeden z nich. Dotyczy to Szwajcarii (niemiecki, francuski lub włoski), Luksemburga, Malty, Indii, Filipin oraz Hongkongu.
• Twoja odpowiedzialność: EVoLabels stosuje przepisy dotyczące znakowania żywności na danym rynku i podpowiada tłumaczenia, ale to Ty odpowiadasz za ostateczną etykietę. Upewnij się, że jej treść, tłumaczenia oraz oznaczenia alergenów są poprawne i zgodne z prawem w miejscu sprzedaży; aplikacja nie stanowi porady prawnej. Podgląd etykiety wyświetla tę informację pod przyciskiem drukowania. Przy etykietach wewnętrznych uwaga prosi tylko o sprawdzenie dat i treści.
• Każda nazwa przetłumaczona: podczas zapisywania produktu aplikacja sprawdza, czy nazwa produktu oraz wszystkie przypisane do niego składniki mają tłumaczenie na każdy język etykiety. Brakujące tłumaczenia są automatycznie proponowane (tłumaczenie maszynowe) w jednym oknie dialogowym; sprawdź je lub popraw, a następnie zapisz. Opcja „Zapisz bez tłumaczeń” wydrukuje nazwę w tych językach w takiej formie, w jakiej ją wpisano. Składniki pochodzące z typu produktu są tłumaczone w typie produktu.

4. Autoryzacja urządzenia (tylko w razie potrzeby)

Każdy plan pozwala na drukowanie na określonej liczbie urządzeń. Ten krok pojawia się tylko wtedy, gdy wszystkie urządzenia z Twojego planu są już w użyciu: potwierdź, aby używać tego urządzenia do drukowania, lub przejdź dalej i zdecyduj później w menu Ustawienia → Urządzenia.

Gdy w planie jest wolne miejsce, urządzenie jest rejestrowane automatycznie. Podczas zapisywania na serwerze widoczny jest komunikat „Zapisywanie urządzenia…”; urządzenie liczy się jako zarejestrowane dopiero po potwierdzeniu przez serwer. Jeśli operacja się nie powiedzie (brak połączenia lub licencja kupiona przed chwilą jeszcze nie dotarła do serwera – aplikacja najpierw ponowi próbę kilka razy), zobaczysz przyczynę i będziesz mógł spróbować ponownie tutaj lub w menu Ustawienia → Urządzenia. To samo dotyczy sytuacji, gdy właściciel zatwierdza, zmienia nazwę lub usuwa urządzenie.

5. Baza produktów

• Zarządzaj tylko w aplikacji: dodajesz i edytujesz produkty bezpośrednio w EVoLabels.
• Użyj Google Sheets: przechowuj produkty w arkuszu kalkulacyjnym i synchronizuj go z aplikacją. Możesz utworzyć nowy arkusz lub połączyć istniejący. Jeśli arkusz zawiera już Twoje typy produktów i produkty, kolejne dwa kroki zostaną pominięte.
• Przyjmij zaproszenie do produktów: opcja widoczna, gdy inna firma udostępniła Ci swoje produkty.

Google Sheets możesz połączyć później w sekcji Ustawienia.

Przy samych etykietach wewnętrznych ten krok jest pomijany, chyba że inna firma udostępniła Ci swoje produkty.

6. Twój pierwszy typ produktu

Typ produktu grupuje podobne produkty (na przykład Wyroby cukiernicze); przypisane do niego produkty przejmują jego ustawienia. Ten krok składa się z czterech krótkich ekranów:

1. Nazwa i okres przydatności: nazwa typu produktu oraz czas, przez jaki produkty zachowują świeżość.
2. Co umieszczamy na etykiecie: wstępnie wypełnione na podstawie wybranego przeznaczenia etykiet; włącz to, czego potrzebujesz na swoich etykietach. Przycisk Pokaż więcej pól odsłania rzadziej używane opcje.
3. Dodatkowe pola (opcjonalnie): Twoje własne pola tekstowe, kody QR lub kody kreskowe.
4. Układ: sposób rozmieszczenia elementów na etykiecie. Wybrany układ staje się domyślną etykietą Twojej organizacji, dzięki czemu kolejne typy produktów zaczynają od tego samego wyglądu. Możesz go dopracować później w edytorze typu produktu.

Przy samych etykietach wewnętrznych krok to jedna strona: nazwa i termin przydatności, Wymagany LOT oraz Drukuj, kto przygotował. Etykieta to etykieta wewnętrzna Twojej organizacji, więc nie wybierasz dodatkowych pól ani układu; możesz ją później zmienić w edytorze typu produktu.

7. Twoje produkty

Wpisz produkty należące do nowego typu produktu, po jednym w każdym wierszu, i dotknij Dalej. Więcej produktów, wraz ze wszystkimi szczegółami, możesz dodać później. Przycisk Pomiń pozwala zostawić ten krok na później. Są oznaczone jako ulubione, więc ekran drukowania pokazuje je na początku.

8. Plany

Twoje etykiety są gotowe: w tym kroku zobaczysz podgląd swoich produktów. Drukowanie wymaga aktywnego planu; wybierz odpowiedni w zależności od liczby urządzeń, które będą drukować:

Wybierz rozliczenie Miesięcznie lub Rocznie (płatność roczna pozwala zaoszczędzić kilka miesięcy) oraz liczbę urządzeń; ekran wyboru planu został szczegółowo opisany w sekcji Wybór planu. Przycisk Kontynuuj za darmo kończy konfigurację bez wyboru planu; subskrypcję możesz wykupić w dowolnym momencie w menu Ustawienia → Subskrypcja. Konta posiadające już aktywny plan pomijają ten krok.

9. Drukarka

Włącz drukarkę etykiet: aplikacja szuka jej od razu po otwarciu kroku. Połącz ją przez Bluetooth lub USB albo wybierz zwykłą drukarkę. Ustawienia rozpoznanej drukarki zapisują się, gdy tylko się połączy; sprawdź rozmiar etykiety i dotknij Kontynuuj. Pomiń na dole odkłada to na później: połączysz ją w Ustawienia → Drukowanie → Drukarka i papier na etykiety. Konta bez planu nie widzą tego kroku.

Dołączanie do zespołu

1. Wybierz Jestem pracownikiem.
2. Zaproszenia wysłane na Twój adres e-mail pojawią się w sekcji Zaproszenia do zespołu; zaakceptuj swoje. Możesz również wpisać kod zaproszenia z wiadomości e-mail.
3. Połącz drukarkę (krok 9).

Twój administrator decyduje o tym, jakie masz uprawnienia (drukowanie, edycja produktów, prowadzenie dziennika…) oraz na których stanowiskach roboczych możesz pracować.

Etykiety na opakowaniu

Mała etykieta może nie pomieścić wszystkich informacji wymaganych przez prawo. W karcie Układ danego typu produktu, w sekcji Etykiety na opakowaniu, możesz dodać kolejne etykiety (np. tylną etykietę ze składnikami i wartością odżywczą) za pomocą przycisku Dodaj etykietę. Kontrola zgodności z przepisami obejmuje wszystkie etykiety opakowania łącznie. Podczas drukowania możesz podejrzeć każdą etykietę, a przycisk Drukuj wysyła do druku wszystkie naraz.

Jasny czy ciemny

Ustawienia -> Aplikacja -> Motyw: Systemowy (zgodny z ustawieniami urządzenia), Jasny lub Ciemny. Wybór jest zapisywany na tym urządzeniu. Podgląd etykiet pozostaje czarno-biały, tak jak na wydruku.

Na laptopie lub z klawiaturą

EVoLabels działa na laptopach z systemem Android (Googlebook, Chromebook), tabletach i iPadach z klawiaturą, w aplikacji na komputery Mac oraz w aplikacji internetowej. Możesz dowolnie zmieniać rozmiar okna – również układając je obok innej aplikacji: listy i formularze dopasują swój układ, a wpisane dane pozostaną na miejscu.

Aplikacja na Maca ma te polecenia na pasku menu (Plik, Edycja, Widok, Okno, Pomoc); polecenie jest wyszarzone, gdy na danym ekranie nie ma dla niego zastosowania. W systemie Android skrót Szukaj + / (lub Meta + /) wyświetla ich listę; na iPadzie przytrzymaj ⌘. Naciśnięcie Enter na zaznaczonym przycisku powoduje jego kliknięcie. W aplikacji internetowej tylko skróty Ctrl+P i Ctrl+F są obsługiwane przez aplikację: drukują i wyszukują tam, gdzie dany ekran na to pozwala, a w pozostałych miejscach działają zwykłe skróty przeglądarki. Niedostępne na iPhonie.

Przeciągnij i upuść (Android, aplikacja na Maca, aplikacja internetowa): upuść na aplikację arkusz z nazwami produktów (CSV lub Excel .xlsx), a otworzy się Szybko dodaj produkty z tymi nazwami – w otwartym typie produktu lub w domyślnym; sprawdź je, a potem dodaj. Używana jest kolumna z nagłówkiem „Nazwa” lub „Nazwa produktu”, a jeśli jej nie ma – pierwsza kolumna ze słowami. Upuść obraz, aby dodać go do obrazów etykiet (Obrazy).

Więcej okien (tablety i laptopy z Androidem, aplikacja na Maca, aplikacja internetowa): Otwórz w nowym oknie w edytorze układu lub edytorze etykiety typu produktu przenosi edytor do osobnego okna (w przeglądarce – do nowej karty), dzięki czemu lista zostaje obok. Najpierw zapisz zmiany. Każde okno cofa się niezależnie; to, co zapiszesz, widać we wszystkich.