Erste Schritte

Nachdem Sie ein Konto erstellt und Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, führt EVoLabels Sie durch eine kurze Einrichtung. In der Kopfzeile sehen Sie, wo Sie sich befinden („Schritt 3 von 9“); mit Zurück kehren Sie zum vorherigen Schritt zurück, ohne Ihre bisherigen Eingaben zu verlieren. Alles, was Sie hier auswählen, können Sie später in den Einstellungen ändern. Die Schrittnummern erscheinen, sobald Sie Ihre Rolle gewählt haben.

1. Ihre Rolle

Wenn für Ihre E-Mail-Adresse bereits eine Einladung zu einem Team vorliegt und Sie Ich bin Administrator wählen, fragt die App nach, ob Sie nicht lieber diesem Team beitreten möchten. Wartet bereits eine Einladung, treten Sie über eine Karte oben mit einem Tippen diesem Team bei.

Mitarbeitende fahren mit Einem Team beitreten fort.

2. Etikettenverwendung

Wählen Sie aus, wofür Ihre Etiketten gedacht sind. Dies bestimmt, welche Felder im Produktformular angezeigt werden und welche Angaben auf das Etikett kommen.

Sie können dies später unter Einstellungen → Etiketten & Daten → Etikettenverwendung ändern. In einem Team ist dafür die Berechtigung Etikettentypen erforderlich. Zur Auswahl steht eine Liste mit drei Optionen, Nur intern, Für Kunden und Beides, jeweils mit einer einzeiligen Beschreibung; tippen Sie auf eine, um sie zu übernehmen. Das Produktformular folgt der Änderung genauso wie hier: Beim Wechsel zu ausschließlich internen Etiketten werden die Felder für Kunden ausgeblendet, beim Zurückwechseln zu Kundenetiketten (oder Beides) werden sie wieder angezeigt; beim Wechsel zwischen Kundenetiketten und Beides bleiben die Felder, die Sie selbst ein- oder ausgeschaltet haben, unverändert.

Bei ausschließlich internen Etiketten heißt Märkte & Sprachen in den Einstellungen Etikettensprache: Etikettensprachen, Formularfelder, eigene Felder und Feldnamen auf dem Etikett bleiben, Zielmärkte, Haushaltsmaße und der Zutatenkatalog werden ausgeblendet. Ich drucke auch Etiketten für Kunden (Zutaten, Allergene, Nährwerte) schaltet dort auf beide Etikettentypen um.

Bei ausschließlich internen Etiketten enthalten die Etiketten keine gesetzlichen Pflichtangaben, daher gelten die Kennzeichnungsvorschriften Ihrer Zielmärkte nicht: Das Produktformular fragt keine marktspezifischen Angaben ab (etwa die indische FSSAI-Lizenz oder Angaben für die Kennzeichnung auf der Packungsvorderseite) und warnt nicht, dass ein ausgeblendetes Feld in Ihren Märkten vorgeschrieben ist. Den Produktnamen verlangt es nur in Ihren Etikettensprachen, und ausgeblendete Daten für Kundenetiketten listet es getrennt von den Daten auf, die weiterhin gedruckt werden.

Benutzerdefinierte Konfiguration zeigt die Etikettenverwendung über der Liste der Felder: Wählen Sie dort Kundenetiketten, interne Etiketten oder Beides und schalten Sie dann einzelne Felder ein oder aus. Bei ausschließlich internen Etiketten bleibt die Charge (LOT) im Produktformular, da das interne Etikett sie druckt.

3. Märkte und Sprachen

• Nein, einsprachig: Etiketten werden in Ihrer Sprache gedruckt und folgen den Vorschriften Ihres Landes. Bei nur einem Markt und einer Sprache muss nichts umgeschaltet werden, sodass die Markt-/Sprachauswahl nirgends angezeigt wird. Die Karte nennt den Markt und die Etikettensprache, die aus der Region Ihres Geräts vorgeschlagen werden (z. B. Deutschland und Deutsch); mit Ändern wählen Sie vorher einen anderen Markt.
• Ja, mehrsprachig: Wählen Sie Ihre Zielmärkte (die Länder, in denen Sie verkaufen; deren Allergen- und Kennzeichnungsvorschriften werden automatisch angewendet) sowie die Etikettensprachen. Produktnamen und Etikettentexte erhalten dann eine Übersetzung pro Sprache. Die Sprachliste beginnt mit Gesetzlich vorgeschrieben: die Sprachen, die Ihre Märkte vorschreiben und die aktiviert bleiben (z. B. Finnisch und Schwedisch für Finnland). Wo das Gesetz eine von mehreren Sprachen akzeptiert, sind diese unter der Flagge des Marktes gruppiert, und eine davon reicht aus. Dies gilt in der Schweiz (Deutsch, Französisch oder Italienisch), in Luxemburg, Malta, Indien, auf den Philippinen und in Hongkong.
• Ihre Verantwortung: EVoLabels wendet die Kennzeichnungsvorschriften jedes Marktes an und schlägt Übersetzungen vor, aber Sie tragen die Verantwortung für das Etikett. Prüfen Sie, ob Inhalt, Übersetzungen und Allergene korrekt sind und den Gesetzen des Verkaufslandes entsprechen; die App stellt keine Rechtsberatung dar. Die Etikettenvorschau zeigt diesen Hinweis unter der Drucktaste an. Bei internen Etiketten bittet der Hinweis nur darum, Daten und Inhalt zu prüfen.
• Jeder Name übersetzt: Wenn Sie ein Produkt speichern, prüft die App, ob für den Produktnamen und jede eigene Zutat des Produkts eine Übersetzung in jeder Etikettensprache vorliegt. Fehlende Übersetzungen werden automatisch (maschinelle Übersetzung) in einem Dialog vorgeschlagen; prüfen oder korrigieren Sie diese und speichern Sie anschließend. „Ohne Übersetzungen speichern“ druckt den Namen in diesen Sprachen genau so, wie Sie ihn eingegeben haben. Zutaten, die aus dem Produkttyp stammen, werden im Produkttyp übersetzt.

4. Geräteautorisierung (nur bei Bedarf)

Jeder Tarif erlaubt das Drucken auf einer festgelegten Anzahl von Geräten. Dieser Schritt erscheint nur, wenn bereits alle Geräte Ihres Tarifs belegt sind: Bestätigen Sie, um dieses Gerät zum Drucken zu verwenden, oder fahren Sie fort und entscheiden Sie später unter Einstellungen → Geräte.

Wenn in einem Tarif noch ein Platz frei ist, wird dieses Gerät automatisch registriert. Während der Server es speichert, wird „Gerät wird gespeichert…“ angezeigt; das Gerät gilt erst als registriert, nachdem der Server dies bestätigt hat. Schlägt dies fehl (keine Verbindung oder eine gerade erst gekaufte Lizenz, die den Server noch nicht erreicht hat – die App prüft es zunächst einige Male erneut), wird Ihnen der Grund angezeigt und Sie können es hier oder unter Einstellungen → Geräte erneut versuchen. Dasselbe gilt, wenn ein Inhaber ein Gerät freigibt, umbenennt oder entfernt.

5. Produktdatenbank

• Nur in der App verwalten: Sie fügen Produkte direkt in EVoLabels hinzu und bearbeiten sie dort.
• Google Sheets verwenden: Verwalten Sie Ihre Produkte in einer Tabelle und synchronisieren Sie diese mit der App. Sie können eine neue Tabelle erstellen oder eine bestehende verknüpfen. Wenn die Tabelle bereits Ihre Produkttypen und Produkte enthält, werden die nächsten beiden Schritte übersprungen.
• Produkteinladung annehmen: Wird angezeigt, wenn ein anderes Unternehmen seine Produkte mit Ihnen geteilt hat.

Sie können Google Sheets auch später in den Einstellungen verbinden.

Bei ausschließlich internen Etiketten wird dieser Schritt übersprungen, es sei denn, ein anderer Betrieb hat seine Produkte mit Ihnen geteilt.

6. Ihr erster Produkttyp

Ein Produkttyp fasst ähnliche Produkte zusammen (zum Beispiel Feingebäck); seine Produkte übernehmen dessen Einstellungen. Dieser Schritt besteht aus vier kurzen Seiten:

1. Name und Haltbarkeit: Der Name des Produkttyps und wie lange die zugehörigen Produkte haltbar sind.
2. Was auf das Etikett kommt: Vorausgefüllt anhand Ihrer Etikettenverwendung; schalten Sie ein, was Ihre Etiketten benötigen. Weitere Felder anzeigen blendet seltener genutzte Felder ein.
3. Zusatzfelder (optional): Ihre eigenen Textfelder, QR-Codes oder Barcodes.
4. Layout: Wie das Etikett aufgebaut ist. Das gewählte Layout wird zum Standardetikett Ihres Betriebs, sodass weitere Produkttypen mit demselben Erscheinungsbild starten. Sie können es später im Produkttyp-Editor feinabstimmen.

Bei ausschließlich internen Etiketten besteht der Schritt aus einer Seite: Name und Haltbarkeit, LOS erforderlich und Drucken, wer es zubereitet hat. Das Etikett ist das interne Etikett Ihrer Organisation, daher sind keine zusätzlichen Felder und kein Layout zu wählen; Sie können es später im Produkttyp-Editor ändern.

7. Ihre Produkte

Geben Sie die Produkte des neuen Produkttyps ein – eines pro Zeile – und tippen Sie auf Weiter. Sie können später weitere Produkte mit allen Details hinzufügen. Mit Überspringen verschieben Sie dies auf später. Sie werden als Favoriten markiert, sodass der Druckbildschirm sie zuerst zeigt.

8. Tarife

Ihre Etiketten sind bereit: In diesem Schritt sehen Sie eine Vorschau Ihrer Produkte. Zum Drucken wird ein Tarif benötigt; wählen Sie einen passend zur Anzahl der Geräte, die drucken sollen:

Wählen Sie Monatlich oder Jährlich (bei jährlicher Zahlung sparen Sie mehrere Monatsbeiträge) sowie die Anzahl der Geräte; die Tarifauswahl wird unter Einen Tarif auswählen erläutert. Mit Kostenlos fortfahren schließen Sie die Einrichtung ohne Tarif ab; Sie können jederzeit unter Einstellungen → Abonnement ein Abonnement abschließen. Konten, die bereits über einen Tarif verfügen, überspringen diesen Schritt.

9. Drucker

Schalten Sie Ihren Etikettendrucker ein: Die App sucht ihn, sobald der Schritt geöffnet wird. Verbinden Sie ihn über Bluetooth oder USB, oder wählen Sie einen normalen Drucker. Die Einstellungen eines erkannten Druckers werden gespeichert, sobald er verbunden ist; prüfen Sie die Etikettengröße und tippen Sie auf Fortfahren. Überspringen unten verschiebt das auf später: Verbinden Sie ihn dann unter Einstellungen → Drucken → Drucker & Etikettenpapier. Konten ohne Tarif sehen diesen Schritt nicht.

Einem Team beitreten

1. Wählen Sie Ich bin Mitarbeiter.
2. Einladungen, die an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wurden, erscheinen unter Team-Einladungen; nehmen Sie Ihre an. Sie können auch den Einladungscode aus der E-Mail eingeben.
3. Verbinden Sie den Drucker (Schritt 9).

Ihr Administrator legt fest, was Sie tun dürfen (drucken, Produkte bearbeiten, das Protokoll verwalten, …) und an welchen Arbeitsstationen.

Etiketten auf der Packung

Auf ein kleines Etikett passt möglicherweise nicht alles, was das Gesetz vorschreibt. Im Reiter Layout eines Produkttyps können Sie unter Etiketten auf der Packung mit Etikett hinzufügen weitere Etiketten ergänzen (z. B. ein Rückseitenetikett mit Zutaten und Nährwertangaben). Die gesetzliche Prüfung berücksichtigt alle Etiketten der Packung gemeinsam. Beim Drucken können Sie sich jedes Etikett ansehen, und Drucken sendet alle zusammen an den Drucker.

Hell oder dunkel

Einstellungen -> App -> Design: System (folgt der Geräteeinstellung), Hell oder Dunkel. Die Auswahl wird auf diesem Gerät gespeichert. Etikettenvorschauen bleiben wie beim Druck schwarz auf weiß.

Auf dem Laptop oder mit einer Tastatur

EVoLabels funktioniert auf Android-Laptops (Googlebook, Chromebook), Tablets und iPads mit Tastatur, in der Mac-App und in der Web-App. Ziehen Sie das Fenster auf eine beliebige Größe – auch nebeneinander mit einer anderen App: Listen und Formulare passen sich an und Ihre Eingaben bleiben erhalten.

Die Mac-App hat diese Befehle in ihrer Menüleiste (Ablage, Bearbeiten, Darstellung, Fenster, Hilfe); ein Befehl ist ausgegraut, wenn der Bildschirm nichts dafür bietet. Unter Android zeigt Suche + / (oder Meta + /) sie an; auf dem iPad halten Sie ⌘ gedrückt. Eingabe auf einer fokussierten Schaltfläche betätigt diese. In der Web-App gehören nur Strg+P und Strg+F zur App: Sie drucken und suchen dort, wo der Bildschirm diese Funktionen bietet; anderswo funktionieren die Tasten des Browsers wie gewohnt. Nicht auf dem iPhone.

Drag & Drop (Android, Mac-App, Web-App): Ziehen Sie eine Tabelle mit Produktnamen (CSV oder Excel .xlsx) auf die App, und Produkte schnell hinzufügen öffnet sich mit diesen Namen – im gerade geöffneten Produkttyp oder in Ihrem Standard-Produkttyp. Prüfen Sie sie und fügen Sie sie dann hinzu. Verwendet wird die Spalte mit der Überschrift „Name“ oder „Produktname“, sonst die erste Spalte mit Wörtern. Ein abgelegtes Bild wird zu den Etikettenbildern (Bilder) hinzugefügt.

Mehrere Fenster (Android-Tablets und -Laptops, Mac-App, Web-App): In neuem Fenster öffnen im Layout-Editor oder im Etiketten-Editor eines Produkttyps verschiebt den Editor in ein eigenes Fenster (im Web in einen neuen Tab), sodass die Liste daneben bleibt. Speichern Sie vorher Ihre Änderungen. Jedes Fenster geht für sich zurück; was Sie speichern, erscheint in allen.