Google Sheets-Synchronisation

Sie können Ihre Produkte ausschließlich in der App verwalten oder eine Google-Tabelle verknüpfen und sie auch dort bearbeiten (beispielsweise viele Produkte auf einmal am Computer). Die Synchronisation erfolgt bidirektional und startet, sobald Sie sie anstoßen.

Öffnen Sie Einstellungen → Etiketten & Daten → Tabelle & Freigabe (im Konto des Inhabers) oder wählen Sie Google Sheets während der Einrichtung aus.

1. Mit Google anmelden

Die App fordert Zugriff auf Ihre Google Sheets sowie auf die Drive-Dateien an, die sie erstellt oder die Sie mit ihr öffnen. Sie können später zu einem anderen Google-Konto wechseln.

2. Tabelle erstellen oder auswählen

• Tabelle erstellen legt eine neue Tabelle anhand der EVoLabels-Vorlage in Ihrem Drive an. Tragen Sie dort Ihre Produkte ein: eine Zeile pro Produkt, Spalten für den Produkttyp, Haltbarkeitsdaten, Felder und so weiter.
• Bestehende Tabelle auswählen verknüpft eine Tabelle, die Sie bereits aus der Vorlage erstellt haben.
• Tabelle öffnen öffnet die verknüpfte Tabelle in Google Sheets; Tabellenverknüpfung aufheben trennt die Verbindung (die Produkte bleiben in der App erhalten).

3. Synchronisieren

Tippen Sie auf Produkte jetzt synchronisieren. Die App vergleicht die Tabelle mit dem Stand der App seit der letzten Synchronisation und listet alle Unterschiede auf:

Entscheiden Sie pro Artikel oder wählen Sie Alle aus Tabelle bevorzugen / Alle aus App bevorzugen, anschließend Synchronisation abschließen. Artikel, die mit Wird aus der App GELÖSCHT markiert sind, werden beim Abschließen aus der App entfernt – überprüfen Sie diese vor der Bestätigung. Die Zusammenfassung zeigt, was hinzugefügt, geändert und entfernt wurde.

Produktdatenbank teilen

Tabelle teilen lädt andere EVoLabels-Nutzer (beispielsweise einen zweiten Standort) dazu ein, Ihre Produktdatenbank zu nutzen. Diese erhalten eine Kopie in ihrem eigenen Konto; spätere Änderungen auf beiden Seiten verbleiben in diesem jeweiligen Konto. Zur Annahme melden sich diese Personen mit Google an und wählen die freigegebene Datei in der Dateiauswahl aus (Tab Für mich freigegeben), wodurch EVoLabels Zugriff auf genau diese eine Datei erhält.

Tipps

• Benennen, verschieben oder löschen Sie Tabellenblätter und Spalten der Vorlage nicht; die Synchronisation erwartet sie an der ursprünglichen Stelle der Vorlage. Die von der App benötigten ID-Spalten sind ausgeblendet – lassen Sie diese ausgeblendet und unverändert.
• Etikettennamen listet nur die organisationsspezifischen Etikettennamen auf; die standardmäßig integrierten Namen sind Teil der App und verbleiben dort.
• Sie brauchen eine eigene Spalte im Produkt-Tabellenblatt (Lieferant, Notiz)? Fügen Sie sie nach der letzten Spalte mit einem Namen hinzu, der mit [B] beginnt, z. B. „[B] Lieferant“. Die App lässt sie unverändert und behält, was Sie für jedes Produkt darin eintragen.
• Zutaten zeigt jede Zutat in der Sprache der Tabelle. Wenn Sie eine dort umbenennen, ändert sich ihr Name nur in dieser Sprache – ihre anderen Übersetzungen, Mengen und Allergene in den Produkten bleiben erhalten.
• Ihr Team ist nie Teil der Tabelle: Laden Sie Personen nur unter Einstellungen → Bediener ein und verwalten Sie sie dort. Die Synchronisierung fügt keine Teammitglieder hinzu, ändert und entfernt keine.
• Führen Sie vor und nach größeren Änderungen eine Synchronisation durch, damit die Liste der Unterschiede kurz bleibt.
• Auch ohne verknüpfte Tabelle funktioniert alles in der App; Sie können jederzeit eine verknüpfen.