Premiers pas

Après avoir créé un compte et confirmé votre adresse e-mail, EVoLabels vous guide à travers une courte configuration. L'en-tête indique où vous en êtes (« Étape 3 sur 9 ») ; Retour permet de revenir à l'étape précédente sans perdre les informations saisies. Tout ce que vous choisissez ici pourra être modifié ultérieurement dans les Paramètres. Les numéros d'étape s'affichent dès que vous avez choisi votre rôle.

1. Votre rôle

Si une invitation à rejoindre une équipe est en attente pour votre adresse e-mail et que vous choisissez Je suis administrateur, l'application vous demande si vous préférez rejoindre cette équipe. Si une invitation vous attend déjà, une carte en haut vous fait rejoindre cette équipe en un geste.

Les employés poursuivent avec Rejoindre une équipe.

2. Utilisation des étiquettes

Choisissez la finalité de vos étiquettes. Cela détermine les champs affichés dans la fiche produit ainsi que les mentions présentes sur l'étiquette.

Modifiez ce choix ultérieurement dans Paramètres → Étiquettes et données → Utilisation des étiquettes. Au sein d'une équipe, cela nécessite l'autorisation Types d'étiquettes. Le choix se présente sous la forme d'une liste de trois options, Internes uniquement, Pour les clients et Les deux, chacune accompagnée d'une description d'une ligne ; touchez-en une pour l'appliquer. La fiche produit suit ce changement comme ici : passer aux étiquettes internes uniquement masque les champs destinés aux consommateurs, revenir aux étiquettes consommateur (ou aux deux) les affiche à nouveau ; entre étiquettes consommateur et les deux, les champs que vous avez vous-même activés ou désactivés restent inchangés.

Avec uniquement des étiquettes internes, Marchés et langues dans les Réglages s'appelle Langue de l'étiquette : les langues des étiquettes, les champs du formulaire, les champs personnalisés et les noms des étiquettes restent, les marchés cibles, les mesures ménagères et le catalogue d'ingrédients sont masqués. J'imprime aussi des étiquettes pour les clients (ingrédients, allergènes, valeurs nutritionnelles) y passe aux deux types d'étiquettes.

Avec des étiquettes internes uniquement, les étiquettes ne comportent aucune mention légale, donc les règles d'étiquetage de vos marchés cibles ne s'appliquent pas : la fiche produit ne demande aucune donnée propre à un marché (comme la licence FSSAI pour l'Inde ou les données de l'étiquetage en face avant) et ne signale pas qu'un champ masqué est obligatoire sur vos marchés. Il ne demande le nom du produit que dans vos langues d'étiquette et liste à part les données masquées destinées aux étiquettes clients, au lieu de dire qu'elles sont toujours imprimées.

Configuration personnalisée affiche l'usage des étiquettes au-dessus de la liste des champs : choisissez-y étiquettes clients, internes ou les deux, puis activez ou désactivez chaque champ. Avec des étiquettes internes uniquement, le lot (LOT) reste dans le formulaire du produit, car l'étiquette interne l'imprime.

3. Marchés et langues

• Non, une seule langue : les étiquettes sont imprimées dans votre langue et respectent la réglementation de votre pays. Avec un seul marché et une seule langue, aucun changement n'est nécessaire ; le sélecteur de marché/langue n'est donc affiché nulle part. La carte indique le marché et la langue d'étiquette proposés d'après la région de votre appareil (par exemple Allemagne et allemand) ; Modifier permet d'abord de choisir un autre marché.
• Oui, plusieurs langues : choisissez vos marchés cibles (les pays dans lesquels vous vendez ; leurs règles relatives aux allergènes et à l'étiquetage s'appliquent automatiquement) ainsi que les langues d'étiquetage. Les dénominations des produits et les mentions sur les étiquettes font alors l'objet d'une traduction pour chaque langue. La liste des langues commence par Exigé par la loi : les langues requises par vos marchés, qui restent activées en permanence (par ex. le finnois et le suédois pour la Finlande). Lorsque la loi autorise l'une de plusieurs langues au choix, elles sont regroupées sous le drapeau du marché correspondant, et il suffit d'en sélectionner une. C'est le cas en Suisse (allemand, français ou italien), au Luxembourg, à Malte, en Inde, aux Philippines et à Hong Kong.
• Votre responsabilité : EVoLabels applique les règles d'étiquetage de chaque marché et suggère des traductions, mais la responsabilité finale de l'étiquette vous incombe. Vérifiez que son contenu, ses traductions et ses allergènes sont exacts et conformes à la législation du pays de vente ; l'application ne constitue pas un conseil juridique. L'aperçu de l'étiquette affiche cet avertissement sous le bouton d'impression. Pour les étiquettes internes, la note demande seulement de vérifier les dates et le contenu.
• Chaque nom traduit : lors de l'enregistrement d'un produit, l'application vérifie que le nom du produit et chacun de ses ingrédients propres disposent d'une traduction dans chaque langue d'étiquetage. Les traductions manquantes sont suggérées automatiquement (traduction automatique) dans une boîte de dialogue unique ; vérifiez-les ou corrigez-les, puis enregistrez. « Enregistrer sans traduction » imprime le nom tel que vous l'avez saisi dans ces langues. Les ingrédients issus du type de produit sont traduits directement dans le type de produit.

4. Autorisation de l'appareil (uniquement si nécessaire)

Chaque forfait permet d'imprimer sur un nombre défini d'appareils. Cette étape n'apparaît que si tous les appareils inclus dans votre forfait sont déjà utilisés : confirmez l'utilisation de cet appareil pour l'impression, ou continuez et décidez plus tard dans Paramètres → Appareils.

Lorsqu'un forfait dispose d'un poste libre, cet appareil est enregistré automatiquement. Pendant que le serveur l'enregistre, vous voyez « Enregistrement de l'appareil… » ; l'appareil n'est considéré comme enregistré qu'une fois la confirmation du serveur reçue. En cas d'échec (absence de connexion ou licence tout juste achetée qui n'a pas encore atteint le serveur — l'application effectue d'abord plusieurs vérifications), la raison s'affiche et vous pouvez réessayer ici ou dans Paramètres → Appareils. La même règle s'applique lorsqu'un propriétaire valide, renomme ou supprime un appareil.

5. Base de données des produits

• Gérer dans l'application uniquement : vous ajoutez et modifiez les produits dans EVoLabels.
• Utiliser Google Sheets : conservez vos produits dans une feuille de calcul et synchronisez-la avec l'application. Vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul ou associer une feuille existante. Si la feuille de calcul contient déjà vos types de produits et vos produits, les deux étapes suivantes sont ignorées.
• Accepter l'invitation de partage de produits : s'affiche lorsqu'une autre entreprise a partagé ses produits avec vous.

Vous pouvez associer Google Sheets plus tard dans Paramètres.

Avec des étiquettes internes uniquement, cette étape est sautée, sauf si une autre entreprise a partagé ses produits avec vous.

6. Votre premier type de produit

Un type de produit regroupe des produits similaires (par exemple Pastries) ; ses produits reprennent ses paramètres. Cette étape comporte quatre courtes pages :

1. Nom et durée de conservation : le nom du type de produit et la durée de conservation de ses produits.
2. Éléments figurant sur l'étiquette : prérempli selon l'utilisation de vos étiquettes ; activez ce dont vos étiquettes ont besoin. Afficher plus de champs permet de faire apparaître les mentions moins courantes.
3. Champs supplémentaires (facultatif) : vos propres champs texte, codes QR ou codes-barres.
4. Mise en page : la disposition de l'étiquette. La mise en page choisie devient celle de votre organisation, afin que les types de produits suivants adoptent la même présentation. Vous pourrez l'ajuster plus tard dans l'éditeur de types de produits.

Avec des étiquettes internes uniquement, l'étape tient sur une seule page : le nom et la durée de conservation, LOT Requis et Imprimer qui l'a préparé. L'étiquette est l'étiquette interne de votre organisation : pas de champs supplémentaires ni de mise en page à choisir ; vous pourrez la modifier plus tard dans l'éditeur de type de produit.

7. Vos produits

Saisissez les produits du nouveau type de produit, à raison d'un par ligne, puis appuyez sur Suivant. Vous pourrez en ajouter d'autres, avec l'ensemble de leurs détails, plus tard. Ignorer permet de remettre cette étape à plus tard. Ils sont marqués comme favoris, l'écran d'impression les affiche donc en premier.

8. Forfaits

Vos étiquettes sont prêtes : cette étape affiche des aperçus de vos produits. L'impression nécessite un forfait ; choisissez-en un selon le nombre d'appareils qui imprimeront :

Choisissez Mensuel ou Annuel (l'abonnement annuel permet d'économiser plusieurs mensualités) ainsi que le nombre d'appareils ; l'écran des forfaits est détaillé dans Choisir un forfait. Continuer gratuitement termine la configuration sans forfait ; vous pouvez vous abonner à tout moment dans Paramètres → Abonnement. Les comptes disposant déjà d'un forfait ignorent cette étape.

9. Imprimante

Allumez votre imprimante d'étiquettes : l'application la recherche dès l'ouverture de l'étape. Connectez-la en Bluetooth ou en USB, ou choisissez une imprimante classique. Les réglages d'une imprimante reconnue sont enregistrés dès sa connexion ; vérifiez la taille de l'étiquette et touchez Continuer. Ignorer en bas remet cela à plus tard : connectez-la dans Paramètres → Impression → Imprimante et papier d'étiquettes. Les comptes sans abonnement ne voient pas cette étape.

Rejoindre une équipe

1. Choisissez Je suis employé.
2. Les invitations envoyées à votre adresse e-mail apparaissent dans Invitations d'équipe ; acceptez la vôtre. Vous pouvez également saisir le code d'invitation reçu par e-mail.
3. Connectez l'imprimante (étape 9).

Votre administrateur décide de vos autorisations (imprimer, modifier des produits, gérer le registre, …) et des postes de travail sur lesquels vous pouvez intervenir.

Étiquettes sur l'emballage

Une petite étiquette ne permet pas toujours de faire figurer toutes les mentions légales requises. Dans l'onglet Mise en page d'un type de produit, sous Étiquettes sur l'emballage, ajoutez des étiquettes supplémentaires (par ex. une contre-étiquette avec les ingrédients et les valeurs nutritionnelles) avec Ajouter une étiquette. La vérification de conformité légale couvre l'ensemble des étiquettes de l'emballage combinées. Lors de l'impression, vous pouvez consulter chaque étiquette, et Imprimer les envoie toutes.

Clair ou sombre

Paramètres -> Application -> Thème : Système (suit l'appareil), Clair ou Sombre. Ce choix est enregistré sur cet appareil. Les aperçus d'étiquettes restent en noir sur blanc, tels qu'ils seront imprimés.

Sur un ordinateur portable ou avec un clavier

EVoLabels fonctionne sur les ordinateurs portables Android (Googlebook, Chromebook), les tablettes et iPad avec clavier, l'app Mac et l'app web. Donnez à la fenêtre la taille que vous voulez, même à côté d'une autre app : les listes et les formulaires se réorganisent et ce que vous avez saisi est conservé.

L'app Mac propose ces commandes dans sa barre des menus (Fichier, Édition, Présentation, Fenêtre, Aide) ; une commande est grisée lorsque l'écran n'a rien pour elle. Sur Android, Recherche + / (ou Meta + /) les affiche ; sur iPad, maintenez ⌘ enfoncée. Entrée sur un bouton sélectionné appuie sur ce bouton. Dans l'app web, seuls Ctrl+P et Ctrl+F appartiennent à l'app : ils impriment et recherchent là où l'écran le permet ; ailleurs, les touches du navigateur fonctionnent comme d'habitude. Pas sur iPhone.

Glisser-déposer (Android, l'app Mac, l'app web) : déposez sur l'app une feuille de calcul contenant des noms de produits (CSV ou Excel .xlsx) et Ajouter des produits rapidement s'ouvre avec ces noms, dans le type de produit ouvert ou dans votre type par défaut ; vérifiez-les, puis ajoutez-les. La colonne intitulée « Nom » ou « Nom du produit » est utilisée, sinon la première colonne contenant des mots. Déposez une image pour l'ajouter aux Images des étiquettes.

Plusieurs fenêtres (tablettes et ordinateurs portables Android, l'app Mac, l'app web) : Ouvrir dans une nouvelle fenêtre, dans l'éditeur de mise en page ou l'éditeur d'étiquette d'un type de produit, déplace l'éditeur dans une fenêtre à part (un nouvel onglet sur le web), pour que la liste reste à côté. Enregistrez d'abord vos modifications. Chaque fenêtre revient en arrière indépendamment ; ce que vous enregistrez apparaît dans toutes.