Bắt đầu sử dụng

Sau khi bạn tạo tài khoản và xác nhận email, EVoLabels sẽ hướng dẫn bạn qua các bước thiết lập ngắn gọn. Thanh tiêu đề hiển thị tiến trình của bạn ("Bước 3/9"); nút Quay lại giúp trở về bước trước đó mà không làm mất những gì bạn đã nhập. Mọi tùy chọn tại đây đều có thể thay đổi lại sau trong mục Cài đặt. Số bước sẽ hiện ra sau khi bạn chọn vai trò.

1. Vai trò của bạn

Nếu đã có lời mời tham gia nhóm gửi đến email của bạn nhưng bạn chọn Tôi là Quản trị viên, ứng dụng sẽ hỏi bạn có muốn tham gia nhóm đó hay không. Nếu đã có lời mời đang chờ, một thẻ ở trên cùng sẽ đưa bạn vào nhóm đó chỉ với một lần chạm.

Nhân viên tiếp tục xem tại Tham gia nhóm.

2. Mục đích sử dụng nhãn

Chọn mục đích sử dụng nhãn của bạn. Lựa chọn này quyết định các trường thông tin nào sẽ hiển thị trong biểu mẫu sản phẩm và nội dung được in trên nhãn.

Bạn có thể thay đổi lại sau trong Cài đặt → Nhãn & dữ liệu → Mục đích sử dụng nhãn. Trong nhóm, thao tác này yêu cầu quyền Loại nhãn. Lựa chọn là danh sách gồm ba tùy chọn, Chỉ nội bộ, Cho khách hàng và Cả hai, mỗi tùy chọn có một dòng mô tả; chạm vào một tùy chọn để áp dụng. Biểu mẫu sản phẩm cũng thay đổi theo giống như ở đây: chuyển sang chỉ dùng nhãn nội bộ sẽ ẩn các trường dành cho khách hàng, chuyển lại sang nhãn cho khách hàng (hoặc cả hai) sẽ hiện lại chúng; khi chuyển giữa nhãn cho khách hàng và cả hai, các trường bạn tự bật hoặc tắt vẫn giữ nguyên.

Khi chỉ dùng nhãn nội bộ, Thị trường & ngôn ngữ trong Cài đặt có tên là Ngôn ngữ nhãn: vẫn giữ ngôn ngữ nhãn, các trường của biểu mẫu, trường tùy chỉnh và tên nhãn, còn thị trường mục tiêu, đơn vị đo gia dụng và danh mục thành phần được ẩn. Tôi cũng in nhãn cho khách hàng (thành phần, chất gây dị ứng, dinh dưỡng) ở đó sẽ chuyển sang cả hai loại nhãn.

Khi chỉ dùng nhãn nội bộ, nhãn không chứa yếu tố pháp lý nào, nên quy định ghi nhãn của các thị trường mục tiêu không được áp dụng: biểu mẫu sản phẩm không yêu cầu các thông tin riêng theo thị trường (như giấy phép FSSAI của Ấn Độ hay dữ liệu cho nhãn mặt trước bao bì) và không cảnh báo rằng một trường bị ẩn là bắt buộc tại thị trường của bạn. Biểu mẫu chỉ hỏi tên sản phẩm bằng các ngôn ngữ nhãn của bạn và liệt kê riêng dữ liệu ẩn dành cho nhãn khách hàng, thay vì nói rằng chúng vẫn được in.

Cấu hình tùy chỉnh hiển thị mục đích sử dụng nhãn phía trên danh sách trường: chọn ở đó nhãn cho khách hàng, nhãn nội bộ hoặc cả hai, rồi bật hoặc tắt từng trường. Khi chỉ dùng nhãn nội bộ, LOT vẫn nằm trong biểu mẫu sản phẩm, vì nhãn nội bộ in nó.

3. Thị trường và ngôn ngữ

• Không, chỉ một ngôn ngữ: nhãn được in bằng ngôn ngữ của bạn và tuân thủ các quy định của quốc gia bạn. Với một thị trường và một ngôn ngữ, bạn không cần chuyển đổi, vì vậy bộ chọn thị trường/ngôn ngữ sẽ không hiển thị ở bất kỳ đâu. Thẻ cho biết thị trường và ngôn ngữ nhãn được đề xuất theo khu vực của thiết bị (ví dụ: Đức và tiếng Đức); Thay đổi cho phép bạn chọn thị trường khác trước.
• Có, nhiều ngôn ngữ: chọn các thị trường mục tiêu của bạn (các quốc gia bạn kinh doanh; quy định về chất gây dị ứng và ghi nhãn của các nước này sẽ được áp dụng tự động) và ngôn ngữ nhãn. Tên sản phẩm và câu chữ trên nhãn sẽ có bản dịch tương ứng cho từng ngôn ngữ. Danh sách ngôn ngữ bắt đầu với phần Bắt buộc theo luật: các ngôn ngữ theo quy định của thị trường, luôn được duy trì ở trạng thái bật (ví dụ: tiếng Phần Lan và tiếng Thụy Điển đối với Phần Lan). Trường hợp pháp luật chấp nhận một trong nhiều ngôn ngữ, các ngôn ngữ đó sẽ được nhóm cùng với cờ của thị trường, và bạn chỉ cần bật một trong số đó. Quy định này áp dụng tại Thụy Sĩ (tiếng Đức, tiếng Pháp hoặc tiếng Ý), Luxembourg, Malta, Ấn Độ, Philippines và Hồng Kông.
• Trách nhiệm của bạn: EVoLabels áp dụng quy định ghi nhãn của từng thị trường và đề xuất bản dịch, nhưng bạn là người chịu trách nhiệm về nhãn dán. Hãy kiểm tra để đảm bảo nội dung, bản dịch và chất gây dị ứng là chính xác và tuân thủ pháp luật nơi bạn kinh doanh; ứng dụng không đưa ra tư vấn pháp lý. Bản xem trước nhãn sẽ hiển thị lưu ý này ngay dưới nút in. Với nhãn nội bộ, ghi chú chỉ yêu cầu bạn kiểm tra ngày tháng và nội dung.
• Mọi tên gọi đều được dịch: khi bạn lưu sản phẩm, ứng dụng sẽ kiểm tra xem tên sản phẩm và từng thành phần riêng của sản phẩm đã có bản dịch trong tất cả các ngôn ngữ nhãn hay chưa. Những mục còn thiếu sẽ được tự động gợi ý (bằng dịch máy) trong một hộp thoại; hãy kiểm tra hoặc chỉnh sửa lại rồi lưu. Tùy chọn "Lưu không cần dịch" sẽ in tên đúng như bạn đã nhập cho các ngôn ngữ đó. Các thành phần kế thừa từ loại sản phẩm sẽ được dịch ngay trong loại sản phẩm.

4. Ủy quyền thiết bị (chỉ khi cần thiết)

Mỗi gói dịch vụ cho phép in trên một số lượng thiết bị nhất định. Bước này chỉ xuất hiện khi tất cả thiết bị trong gói của bạn đều đang được sử dụng: xác nhận để dùng thiết bị này cho việc in ấn, hoặc tiếp tục và quyết định sau trong Cài đặt → Thiết bị.

Khi gói dịch vụ còn chỗ trống, thiết bị này sẽ được tự động đăng ký. Trong lúc máy chủ lưu thông tin, bạn sẽ thấy thông báo "Đang lưu thiết bị…"; thiết bị chỉ được tính là đã đăng ký sau khi máy chủ xác nhận thành công. Nếu không thành công (mất kết nối hoặc giấy phép vừa mua chưa kịp cập nhật lên máy chủ - ứng dụng sẽ tự động kiểm tra lại vài lần trước), bạn sẽ thấy lý do và có thể thử lại tại đây hoặc trong Cài đặt → Thiết bị. Điều tương tự cũng áp dụng khi chủ sở hữu phê duyệt, đổi tên hoặc xóa một thiết bị.

5. Cơ sở dữ liệu sản phẩm

• Chỉ quản lý trong ứng dụng: bạn thêm và chỉnh sửa sản phẩm trực tiếp trong EVoLabels.
• Sử dụng Google Sheets: lưu trữ sản phẩm trong bảng tính và đồng bộ hóa với ứng dụng. Bạn có thể tạo một bảng tính mới hoặc liên kết với bảng tính hiện có. Nếu bảng tính đã có sẵn các loại sản phẩm và sản phẩm của bạn, hai bước tiếp theo sẽ được bỏ qua.
• Chấp nhận lời mời chia sẻ sản phẩm: hiển thị khi một doanh nghiệp khác chia sẻ danh mục sản phẩm của họ với bạn.

Bạn có thể kết nối Google Sheets sau trong mục Cài đặt.

Khi chỉ dùng nhãn nội bộ, bước này được bỏ qua, trừ khi một doanh nghiệp khác đã chia sẻ sản phẩm của họ với bạn.

6. Loại sản phẩm đầu tiên của bạn

Loại sản phẩm giúp nhóm các sản phẩm tương tự nhau (ví dụ: Bánh ngọt); các sản phẩm trong đó sẽ kế thừa cài đặt của loại. Bước này gồm bốn trang ngắn:

1. Tên và hạn sử dụng: tên của loại sản phẩm và thời hạn bảo quản của các sản phẩm thuộc loại.
2. Nội dung trên nhãn: được điền sẵn dựa trên mục đích sử dụng nhãn của bạn; hãy bật những thông tin mà nhãn cần có. Nút Hiển thị thêm trường sẽ mở ra các trường ít dùng hơn.
3. Trường bổ sung (tùy chọn): các trường văn bản tùy chỉnh, mã QR hoặc mã vạch của riêng bạn.
4. Bố cục: cách sắp xếp các thành phần trên nhãn. Bố cục bạn chọn sẽ trở thành mẫu bố cục nhãn của tổ chức, giúp các loại sản phẩm tiếp theo có cùng giao diện chuẩn. Bạn có thể tinh chỉnh sau trong trình chỉnh sửa loại sản phẩm.

Khi chỉ dùng nhãn nội bộ, bước này chỉ có một trang: tên và hạn sử dụng, Yêu cầu LOT và In người chuẩn bị. Nhãn là nhãn nội bộ của tổ chức bạn, nên không cần chọn trường bổ sung hay bố cục; bạn có thể đổi sau trong trình chỉnh sửa loại sản phẩm.

7. Sản phẩm của bạn

Nhập tên các sản phẩm thuộc loại sản phẩm mới, mỗi sản phẩm một dòng, rồi nhấn Tiếp theo. Bạn có thể thêm các sản phẩm khác cùng đầy đủ thông tin chi tiết sau này. Chọn Bỏ qua để thực hiện bước này sau. Chúng được đánh dấu là mục yêu thích nên màn hình in hiển thị chúng đầu tiên.

8. Gói dịch vụ

Nhãn của bạn đã sẵn sàng: bước này hiển thị bản xem trước các sản phẩm của bạn. Để in nhãn, bạn cần có gói dịch vụ; hãy chọn một gói dựa trên số lượng thiết bị sẽ dùng để in:

Chọn Hàng tháng hoặc Hàng năm (gói năm giúp tiết kiệm chi phí tương đương nhiều tháng) và số lượng thiết bị; màn hình gói dịch vụ được giải thích trong Chọn gói dịch vụ. Tiếp tục miễn phí sẽ hoàn tất thiết lập mà không cần gói dịch vụ; bạn có thể đăng ký gói bất cứ lúc nào trong Cài đặt → Gói đăng ký. Tài khoản đã có gói dịch vụ sẽ bỏ qua bước này.

9. Máy in

Bật máy in nhãn: ứng dụng sẽ tìm máy in ngay khi bước này mở ra. Kết nối qua Bluetooth hoặc USB, hoặc chọn một máy in thông thường. Cài đặt của máy in được nhận diện sẽ được lưu ngay khi kết nối; kiểm tra kích thước nhãn rồi chạm vào Tiếp tục. Bỏ qua ở phía dưới để làm việc này sau: kết nối máy in trong Cài đặt → In ấn → Máy in & giấy nhãn. Tài khoản không có gói sẽ không thấy bước này.

Tham gia nhóm

1. Chọn Tôi là Nhân viên.
2. Lời mời gửi đến email của bạn sẽ hiển thị trong mục Lời mời vào nhóm; hãy chấp nhận lời mời của bạn. Bạn cũng có thể nhập mã mời từ email.
3. Kết nối máy in (bước 9).

Quản trị viên sẽ quyết định các quyền hạn của bạn (in, chỉnh sửa sản phẩm, quản lý nhật ký, …) và trên những máy trạm nào.

Nhãn trên bao bì

Một chiếc nhãn nhỏ có thể không chứa hết mọi thông tin theo quy định của pháp luật. Trong tab Bố cục của loại sản phẩm, tại mục Nhãn trên bao bì, hãy thêm các nhãn khác (ví dụ: nhãn mặt sau ghi thành phần và dinh dưỡng) bằng nút Thêm nhãn. Việc kiểm tra tính hợp chuẩn theo luật sẽ áp dụng cho toàn bộ các nhãn trên bao bì gộp lại. Khi in, bạn có thể xem từng nhãn và nút In sẽ gửi lệnh in tất cả các nhãn đó.

Chế độ sáng hoặc tối

Cài đặt -> Ứng dụng -> Giao diện: Hệ thống (theo thiết bị), Sáng hoặc Tối. Lựa chọn này được lưu trên thiết bị này. Bản xem trước nhãn luôn hiển thị chữ đen trên nền trắng, đúng như khi in ra.

Trên máy tính xách tay hoặc với bàn phím

EVoLabels hoạt động trên máy tính xách tay Android (Googlebook, Chromebook), máy tính bảng và iPad có bàn phím, ứng dụng Mac và ứng dụng web. Bạn có thể đặt cửa sổ ở bất kỳ kích thước nào, kể cả cạnh một ứng dụng khác: danh sách và biểu mẫu tự sắp xếp lại và những gì bạn đã nhập vẫn được giữ.

Ứng dụng Mac có các lệnh này trên thanh menu (Tệp, Sửa, Hiển thị, Cửa sổ, Trợ giúp); lệnh bị làm mờ ở nơi màn hình không có gì cho lệnh đó. Trên Android, Tìm kiếm + / (hoặc Meta + /) liệt kê các lệnh; trên iPad, nhấn giữ ⌘. Enter trên nút đang chọn sẽ nhấn nút đó. Trong ứng dụng web, chỉ Ctrl+P và Ctrl+F thuộc về ứng dụng: chúng in và tìm kiếm ở nơi màn hình có các chức năng này; ở nơi khác, phím của chính trình duyệt vẫn hoạt động như bình thường. Không có trên iPhone.

Kéo và thả (Android, ứng dụng Mac, ứng dụng web): thả một bảng tính có tên sản phẩm (CSV hoặc Excel .xlsx) vào ứng dụng và Thêm sản phẩm nhanh sẽ mở ra với các tên đó, trong loại sản phẩm bạn đang mở hoặc loại mặc định của bạn - hãy kiểm tra rồi thêm. Cột có tiêu đề "Tên" hoặc "Tên sản phẩm" được sử dụng, nếu không thì là cột đầu tiên có chữ. Thả một hình ảnh để thêm vào Hình ảnh của nhãn.

Nhiều cửa sổ (máy tính bảng và máy tính xách tay Android, ứng dụng Mac, ứng dụng web): Mở trong cửa sổ mới trong trình chỉnh sửa bố cục hoặc trình chỉnh sửa nhãn của loại sản phẩm sẽ chuyển trình chỉnh sửa sang một cửa sổ riêng (một thẻ mới trên web), để danh sách vẫn ở bên cạnh. Hãy lưu thay đổi trước. Mỗi cửa sổ quay lại riêng; những gì bạn lưu sẽ hiển thị trong tất cả các cửa sổ.